福岡夏樹
ログミー編集部の福岡です。こんにちは！
突然ですがみなさん、タスク管理はきっちりできていますか？ 取りこぼしはありませんか？
先日、ログミー社長・川原崎によるタスク管理勉強会が行われました。
実は、社長は元プロデューサー。今では社長業だけでなく、編集部や営業部で発生した業務、そのほか講演会に参加するなど、大量のタスクを常に抱えているため「タスク管理命」といっても過言ではありません。
個人的にも、前々から「どうやって大量のタスクを漏らさずこなしているんだろう」と不思議でした…。
ということで今回は、ログミー社長によるタスク管理勉強会で学んだことをお伝えします。
勉強会スタートです！
タスク管理の目的とは？
そもそも、タスク管理の目的とは何でしょうか。それはずばり以下の2つ。
- ヒューマンエラーをなくす
- タスク管理にかかるリソースを最小限にして、より大事な仕事に全力を注ぐ
「タスクを取りこぼしていました！」というのは、確かにヒューマンエラーですよね。私のようにすぐテンパってミスするタイプにはより重要です。
「タスク」の位置づけを確認しよう！
では、タスクとはどういった粒感をイメージすればいいのでしょうか。
これを理解しておかないと、いざ「やることを洗い出すぞ！」というときに粒感がバラバラで大変なことになってしまいます。
社長によると、仕事におけるタスクの位置づけは以下です。
例えば、このログミーコーポレートブログの立ち上げに置き換えてみるとこんな感じです。
大きなタスク＝プロジェクト、そして粒感が小さなタスク＝個人で管理するタスクとなります。
社長の説明でわかりやすいと思ったのは「個人タスク＝人に見せても意味がないタスク」です。自分だけで完了させるべきタスク、と考えてみるといいかもしれません。
タスク管理術（準備編）
■今回のタスク管理法で必要なツール
- Gmail
- Google Calendar
- ToDo（Tasks）
今回のタスク管理法では、上記を活用します。なぜこれを使うかというと「一画面で管理できるから」。ようするに「これだけ見ていればOK」という場を作ります。
ちなみにToDo（Tasks）はGmail画面左上の「メール」にあるタブから呼び出せます！
準備1：プロジェクト管理ツール、社内チャットの通知がすべてGmailに届くよう設定
仕事で使用しているチャットや進捗管理ツール、議事録ツールなどの通知は必ずGmailに送信されるよう設定しておきましょう。
また、Gmailはアーカイブできる設定にし、不要なものはすべて見えない状態にしておきましょう（返信が必要なメールだけを残します）。
返信が必要なメールで、かつ明日以降の対応でOKなものは☆マークを付けてアーカイブ。その際、Google Calendarに返信する予定をメモしておきましょう。
準備2：明日以降のタスクをすべてGoogle Calendarに書き出す
〆切が決まっているもの、特に急ぎではないので明日以降に対応しようと思っているものなどをすべてGoogle Calendarに書き出しておきます。
タスク管理術（実践編）
■鉄則
- タスク管理は一画面もしくは一箇所に集約する（今回で言うとGmail画面）
- タスクは毎回必ずすべて書き出す（自分の脳を信用しない）
STEP1：その日のやることをチェック
出社したら、Gmailに届いている通知メールやそのほかでのやりとりメール、Google Calendarにあるその日の予定、そのほか口頭で指示があったものなどをすべてToDo（Tasks）に書き出します。
書き出すときのポイントは「いつまでに」「なにを」「どうするか」まで落とし込むこと。どのような状態になれば完了なのか、ゴールが明確になるように書き出しましょう。
STEP2：Gmailで不要なメール、対応を急がないメールをアーカイブ
その日のタスクを洗い出した結果、前日の夜中に届いたメールで不要なものなどをすべてアーカイブします。
明日以降で対応が必要なものは、このタイミングでGoogle Calendarに予定をメモしておきましょう。
STEP3：タスクを遂行
書き出したタスクを片っ端から完了させていきます。その際の優先順位はこちらのとおりです。
- 5分以内で終わるもの
- 社外に関わるもの
- 社内に関わるもの
- 自分一人で完結するもの
STEP4：ToDo（Tasks）とGmailの受信ボックスが空になったら完了！
ToDo（Tasks）とGmailの受信ボックスが空っぽになる＝その日やるべき仕事は完了です。
もしToDo（Tasks）にタスクが残っていて、かつその日中に終わらないものはGoogle Calendarに翌日の予定としてメモしておきましょう。
まとめ！
タスク管理は人によっていろんな方法があり「これが絶対にいい！」とは言い切れないところがありますが、改めて他の人がどうやっているのかを聞いてみると非常に参考になりますよね。
では、この方法を実践するための大事なポイントは？ 社長に聞いてみたところ「とにかく慣れること！」でした。
Googleサービスを使える環境であれば誰でもいつでも実践できるので、タスク管理に悩んでいる方は参考にしてみてください！
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